Strategi Pengelolaan Aset
Strategi
adalah rencana tingkat umum yang ditetapkan oleh manajemen sebagai panduan
bagaimana organisasi bermaksud untuk mencapai tujuan-tujuannya. Sedangkan strategi
manajemen aset adalah proses yang berkelanjutan untuk menentukan rentang dan
tingkat aset yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis (Clarence Valley Council, 2007). Review manajemen aset strategis adalah awal dari sebuah proses peningkatan
manajemen aset yang berkelanjutan untuk memastikan manajemen yang mampu
memberikan layanan yang berkualitas. Hal ini dapat dibangun secara efektif
dengan manajemen aset yang mengkombinasikan manajemen, keuangan, ekonomi,
teknik dan praktek lainnya untuk aset tersebut.
Government of South Australia
(1999) menyebutkan bahwa keputusan dan praktek pengelolaan aset harus
ditentukan oleh fakta bahwa aset yang diperoleh untuk mendukung penyediaan
layanan kepada pelanggan. Menurut Pass 55-1 (2008) bahwa organisasi harus
menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara strategi manajemen
aset jangka panjang yang akan disahkan oleh manajemen puncak. Strategi
manajemen aset harus melingkupi:
1. Berasal
dari kebijakan pengelolaan aset dan rencana strategis organisasi;
2. Konsisten
dengan kebijakan dan strategi organisasi;
3. Mengidentifikasi
dan mempertimbangkan persyaratan stakeholder
yang relevan;
4. Mempertimbangkan
persyaratan manajemen siklus hidup aset;
5. Memperhitungkan
risiko aset aset terkait dan criticalities
sistem aset;
6. Mengidentifikasi
fungsi, kinerja dan kondisi sistem existing
asset dan important asset;
7. Menyatakan
fungsi, kinerja dan kondisi sistem aset yang ada, baru dan aset penting yang
diinginkan di masa depan, pada rentang waktu sejalan dengan sumberdaya manusia
dari rencana strategis organisasi;
8. Jelas
menyatakan metode pendekatan dan prinsip dimana aset dan sistem aset akan
dikelola;
9. Memberikan
informasi, arahan dan bimbingan yang cukup agar tujuan pengelolaan aset dan
rencana pengelolaan aset yang akan diproduksi;
10. Termasuk
kriteria untuk mengoptimalkan dan memprioritaskan tujuan pengelolaan aset dan rencana;
11. Dikomunikasikan
kepada semua pihak terkait, termasuk penyedia layanan kontrak, di mana ada
persyaratan bahwa orang-orang ini dibuat sadar manajemen aset kewajiban
strategi terkait;
Strategi
manajemen aset akan menentukan wewenang dan tanggung jawab untuk tindakan
sehubungan dengan kegiatan pengelolaan aset. Strategi manajemen aset
menyediakan pendekatan yang komprehensif untuk pengelolaan aset infrastruktur
dan lahan dengan mengidentifikasi dan menanggapi sejumlah driver bisnis internal dan eksternal yang dihadapi manajemen.
Kerangka
strategi manajemen aset bertujuan untuk memastikan informasi pengambilan
keputusan oleh manajer yang berinvestasi dan mengelola aset yang membantu
mencapai tujuan penyampaian layanan dari sebuah instansi. Keputusan manajemen
aset harus didasarkan pada evaluasi yang tepat yang memperhitungkan semua biaya
dan manfaat selama umur aset, dan menggabungkan analisis eksplisit dan
penentuan tingkat risiko yang dapat diterima. Kerangka strategi manajemen aset
termasuk beberapa perubahan signifikan untuk kebijakan dan praktek yang saat
ini, tanpa terlalu memperbaiki laporan unit atau bagian yang diperlukan atau
prosedur birokrasi. Perubahan-perubahan yang dari kebijakan dan praktek
tersebut adalah:
1) Strategic Asset Plan
Strategic Asset Plan akan dihubungkan dengan keberadaan yang diperlukan untuk unit
atau bagian yang memberikan capital
investment plans dan asset disposal
plans dan termasuk suatu pelaporan yang diperlukan untuk menjaga
pengeluaran. Gambar merupakan asset
planning process yang diadaptasi dari buku bahan ajar strategi pengelolaan
aset, Priyatiningsih (2012).
Proses
perencanaan aset pada gambar terdiri dari dua tahapan pokok yaitu
perencanaan dan pengimplementasian. Pada tahapan perencanaan hasilnya adalah formulation strategic asset planning
yang terbentuk karena adanya analisis kesenjangan (Gap Analysis) dari review of
existing asset dengan ideal asset mix.
Kondisi kesenjangan muncul ditunjukkan melalui demonstrasi dari aset phisik
dalam proses perencanaan bisnis dengan mempertimbangkan non asset solution.
Sumber : Department of Treasury and
Finance- Western Australia-2005 dalam Buku Bahan Ajar Strategi Pengelolaan
Aset, Priyatiningsih, 2012
Gambar 2.5 Strategic Asset Planning
2) Maintenance Plan
Perhatian yang besar diberikan pada isu pengeluaran pemeliharaan
dalam pengembangan anggaran tahunan, unit atau bagian akan memerlukan informasi
termasuk pada pengeluaran pemeliharaan dalam strategic property plan.
3) Asset Condition
Assesment
Memberi
unit atau bagian data-data yang diperlukan guna mengevaluasi kinerja aset dan
mengembangkan rencana pemeliharaan yang di teliti.
4) Project Definition
Plans
Mekanisme untuk meningkatkan ketelitian dalam proses investasi
modal.
5) Asset Disposal
Penghapusan
properti yang nyata akan dikoordinasikan melalui administrasi clearing house dengan departemen dari
perencanaan dan infrastruktur.
Pengembangan Strategi Pengelolaan Aset
Pembentukan
strategi merupakan hal yang sangat penting dalam kegiatan pengelolaan aset.
Seperti yang dikemukakan oleh Bernardz dalam Maharani (2012) bahwa Strategic
Asset Management (SAM) adalah suatu model baru untuk mengekstraksi nilai
dari aset-aset produksi. Konsep dasar SAM adalah penggunaan sumber daya secara
total untuk keunggulan berkompetisi. SAM mencakup prediksi penjualan sampai
pada perencanaan produksi, dan berakhir pada serahan produk ke pelanggan. SAM
juga meliputi pengelolaan investasi kapital terhadap program peningkatan ROA (Return
On Assets) jangka panjang.
Hariyono (2007) berpendapat bahwa proses pengembangan strategi aset
mengilustrasikan 4 tahap pendekatan dalam melakukan strategi aset:
1. Menentukan
kebutuhan aset dengan mengacu pada pelayanan/jasa;
Dalam
perumusan strategi aset, kegiatan penentuan kebutuhan aset merupakan langkah
pertama yang harus dilakukan. Keputusan manajemen aset yang menyangkut
pengadaan, penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan aset dibuat dalam suatu
kerangka perencanaan pelayanan dan finansial yang terintegrasi dan dalam
konteks kebijakan dan prioritas alokasi seluruh sumber daya. Kebutuhan akan
suatu aset secara langsung berhubungan dengan ketentuan pelayanan. Perencanaan
aset meliputi penilaian terhadap aset
yang telah ada dan perencanaan pengadaan dibandingkan dengan kebutuhan penyediaan
pelayanan. Strategi tersebut didasarkan pada analisis kebutuhan dan review bagaimana
pelayanan yang sekarang ini diberikan. Alternatif pelayanan perlu dievaluasi
dari segi finansial, ekonomi, sosial, dan lingkungan.
2. Mengevaluasi
aset yang ada (existing asset) dalam
hal kapasitas untuk mendukung penyediaan pelayanan;
Evaluasi
atas aset yang telah ada dilakukan untuk menentukan apakah kinerja aset
tersebut memadai untuk mendukung strategi penyediaan pelayanan yang telah
ditentukan. Evaluasi program pelayanan mencakup evaluasi atas kinerja aset.
Kinerja aset ditinjau ulang (review) secara rutin dengan pembanding
praktik terbaik (best practice) untuk mengidentifikasi aset yang
kinerjanya buruk, atau membutuhkan biaya terlalu tinggi untuk dimiliki atau dioperasikan.
Review ini juga memungkinkan dilakukannya alih investasi dalam aset.
Evaluasi hendaknya dapat menemukan aset yang memiliki kapasitas berlebih, atau
melebihi kebutuhan. Aset yang dipelihara secara tidak memadai dapat menimbulkan
potensi risiko keamanan atau kesehatan, mengganggu pelayanan utama, atau
menimbulkan pengeluaran tak terduga untuk perbaikan kerusakan.
3. Melakukan
analisis kesenjangan (gap analysis)
antara aset yang ada dengan aset yang dibutuhkan;
Proses
ini membandingkan antara aset yang dibutuhkan dengan aset yang sedang digunakan
dalam kegiatan pelayanan. Dengan dilakukannya kegiatan analisis kesenjangan
ini, organisasi dapat mengidentifikasi beberapa hal, diantaranya:
a. Aset
yang ada, masih diperlukan dan masih mampu (capable) dalam mendukung
penyediaan pelayanan.
b. Aset
yang ada, yang masih dibutuhkan tetapi berada di bawah standar dan memerlukan
perbaikan guna memenuhi kebutuhan penyediaan pelayanan.
c. Aset
yang berlebih (surplus) untuk penyediaan pelayanan dapat dihapuskan.
d. Aset yang
harus dihapuskan untuk memenuhi kebutuhan penyediaan pelayanan.
4. Menyusun
strategi aset yang berisikan rencana pengadaan, operasi, pemeliharaan, dan
penghapusan.
Untuk mengembangkan
sistem dan proses guna mendukung penyusunan strategi aset lima tahun kedepan
yang meliputi pengadaan, pemeliharaan, perbaikan, alokasi, dan penghapusan,
secara bersamaan menggunakan penyertaan modal dan biaya operasi. Suatu
pendekatan terintegrasi terhadap perencanaan dan manajemen aset memungkinkan
entitas untuk memberikan pelayanan berbasis aset yang berkualitas secara
efisien dan efektif.
Clarence Valley Council. 2007. Asset Management Strategy. Version 1.03,
August 2007. Jeff Roorda & Associates. www.jr.net.au
Government of South Australia. 1999. Strategic Asset
Management Framework, 2nd Edition, Achieving Better Value For South Australians
From Our Investment In State Assets. Treasury and Finance. ISBN 0 7308 0724
Hariyono, Arik.(2007).Prinsip & Teknik Manajemen Kekayaan Negara. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum
Maharani, Rahmadita. 2012. Tugas Akhir: Strategi Perancangan Optimasi Pemanfaatan Aset Lahan Dan Bangunan Kantor Unit Pemasaran III Cabang Bandung PT Pertamina (Persero). Bandung: Politeknik Negeri Bandung
PAS 55-1 and PAS 55-2 Asset Management. 2008. British Standards
Institution. ISBN: 978 0 580 50976 6. www.bsi-global.com
Priyatiningsih, Katharina. 2012. Bahan Ajar Strategi Pengelolaan Aset.
Bandung: Politeknik Negeri Bandung